Datenschutz

Datenschutzerklärung

Die Gemeinde Petting nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst und hält sich daher an alle geltenden Gesetze und Vorschriften zum Datenschutz, insbesondere an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bayer. Datenschutzgesetz (BayDSG). Die folgenden Erläuterungen geben Ihnen einen Überblick darüber, wie wir diesen Schutz sicherstellen und welche Daten wir zu welchem Zweck verarbeiten.

A) Allgemeine Informationen

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Gemeinde Petting

Postanschrift: Hauptstr. 34, 83367 Petting

Telefon: 08686/8099

E-Mail: info@gemeinde-petting.de

Unser Datenschutzbeauftragter
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutzbeauftragter@traunstein.bayern oder der Telefonnummer 0861/58-7092.

Datenschutzbeauftragter

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung der uns vom Gesetzgeber zugewiesenen öffentlichen Aufgaben, insbesondere der Information der Öffentlichkeit.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 4 Abs. 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung einer uns obliegenden Aufgabe erforderlichen Daten zu verarbeiten.
Wenn zur Verarbeitung eine Einwilligung erforderlich ist, so erfolgt diese auf Grundlage des Art. 6 Abs.1 UAbs. 1 Buchst. a DSGVO.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme erfolgt durch die Firma Komuna.

Gegebenenfalls werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik können bei elektronischer Übermittlung Daten an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet werden und dort auf Grundlage der Art. 12 ff. des Bayerischen E-Government-Gesetzes verarbeitet werden.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Ihre Rechte

Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffener nachfolgende Rechte zu:

  • Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
  • Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  • Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München

Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München

Telefon:  089 212672-0

Telefax:  089 212672-50

E-Mail:   poststelle@datenschutz-bayern.de

Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Weitere Informationen

Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen erreichen.

B) Informationen zum Internetauftritt

Technische Umsetzung

Unser Webserver wird durch die Firma ispOne business GmbH betrieben. Die von Ihnen im Rahmen des Besuchs unseres Webauftritts übermittelten personenbezogenen Daten werden daher in unserem Auftrag durch ispOne business GmbH, Weißdornweg 3, 77955 Ettenheim verarbeitet.

Protokollierung
Wenn Sie diese oder andere Internetseiten aufrufen, übermitteln Sie über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet: Im Einzelnen wird über jeden Abruf folgender Datensatz gespeichert:

  • Name der abgerufenen Datei
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs
  • übertragene Datenmenge
  • Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
  • Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers
  • verwendetes Betriebssystem
  • die zuvor besuchte Seite
  • Provider
  • Ihre IP-Adresse
  • übertragene Datenmenge

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von uns gespeichert. Nach spätestens sieben Tagen werden die Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.

Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik werden die Daten an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet und dort auf Grundlage der Art. 12 ff. des Bayerischen E-Government-Gesetzes verarbeitet.

Aktive Komponenten

Wir verwenden aktive Komponenten wie Javascript, Java-Applets oder Active-X-Controls. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.

Cookies
Wir setzen auf unserer Webseite sogenannte Cookies (kleine Dateien) ein, allerdings nur solche, die zum technischen Betrieb erforderlich sind. Optionale Cookies werden nicht verwendet. Daher finden Sie auf unserer Webseite keine gesonderten Cookie-Hinweise.

Verwendung von Google Webfonts, Google Maps und OpenStreetMap

Verwendung von Google Webfonts und Google Maps
Auf unserer Webseite werden externe Schriften, sog. Google Webfonts, verwendet. Zudem benutzen wir Google Maps, um für Sie den Anfahrtsweg zu unserem Unternehmen darzustellen und Ihnen die Planung der Anfahrt zu vereinfachen.

Auch hierbei greifen wir auf Dienste der Google Inc. 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA zurück.

Dazu lädt beim Aufrufen unserer Seite Ihr Browser die benötigten Informationen vom Google-Server in den USA in ihren Browsercache. Dies ist notwendig damit auch Ihr Browser eine optisch verbesserte Darstellung unserer Texte anzeigen kann, bzw. die Karte auf unserer Webseite dargestellt wird. Hierdurch wird an den Google-Server übermittelt, welche unserer Internetseiten Sie besucht haben. Auch wird Ihre IP-Adresse von Google gespeichert.

Weitergehende Informationen zu Google Webfonts finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq?hl=de-DE&csw=1

Weitergehende Informationen zu Google Maps finden Sie unter https://www.google.com/intl/de_de/help/terms_maps.html

Allgemeine Informationen zum Thema Datenschutz bei Google finden Sie unter www.google.com/policies/privacy/

Verwendung von OpenStreetMap
Wir verwenden auf unserer Webseite einen Kartenausschnitt von OpenStreetMap (https://www.openstreetmap.de/), um für Sie den Anfahrtsweg zu unserem Unternehmen darzustellen und Ihnen die Planung der Anfahrt zu vereinfachen.

Bei OpenStreetMap handelt es sich um ein Open-Source-Mapping-Werkzeug. Damit Ihnen die Karte angezeigt werden kann, wird Ihre IP-Adresse an OpenStreetMap weitergeleitet. Wie OpenStreetMap Ihre Daten speichert, können Sie auf der Datenschutzseite von OpenStreetMap hier https://www.fossgis.de/datenschutzerkl%C3%A4rung/:Datenschutz einsehen.

Wir stützen den Einsatz der vorgenannten Social Plugins auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO. Mit Aktivierung des entsprechenden Links erteilen Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung.

Auswertung des Nutzerverhaltens (Webtracking-Systeme; Reichweitenmessung) 

Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nur in anonymisierter Form eingesetzt. Ihre IP-Adresse wird dafür zunächst anonymisiert und erst dann von uns ausgewertet oder an Dritte zur Auswertung übermittelt. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.

Vorlesefunktion

Wir möchten möglichst vielen Nutzern einen breiten und auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmten Zugang zu unserer Homepage ermöglichen. Im Sinne der Barrierefreiheit wird daher auf der Homepage eine Vorlesefunktion angeboten.

C) Einzelne Verarbeitungstätigkeiten

Emailversand Amtsblatt und Bürgerhilfe

Sie können sich regelmäßig unser Amtsblatt und Mitteilungen des Pettinger Helferkreises zusenden lassen. Ihre E-Mail-Adresse wird für diesen Versand gespeichert und nur zu diesem Zweck verarbeitet.

Die Zusendung des Amtsblatt und Mitteilungen des Pettinger Helferkreises können Sie jederzeit, getrennt voneinander, selbst wie folgt beenden:

Geben Sie auf der Startseite unten links bei Amtsblatt Ihre Email-Adresse ein und drücken Sie auf den Button „Abbestellen“. Ihre E-Mail-Adresse wird dann automatisch gelöscht.

komuna.RSP – Rathaus Service-Portal

Das Komuna Rathaus Service-Portal ermöglicht allen Bürgerinnen und Bürgern einige Dienstleistungen der Gemeinde online in Anspruch zu nehmen. Zu diesen Dienstleitungen gehören u.a. die Erfassung von Zählerständen für die Verbrauchsgebührenabrechnung, An- und Ummeldungen sowie Beantragung von Wahlscheinen für die kommenden Wahlen. Sie können dieses Portal nutzen, können aber auch alle Dienstleistungen bei der Gemeindeverwaltung in Anspruch nehmen.

Das Service-Portal wird von unserem Auftragsverarbeiter Komuna GmbH EDV-Beratung, Wallerstr. 2, 84032 Altdorf zur Verfügung gestellt. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung bleibt aber die Gemeinde.

Zur Erstellung eines Nutzungskontos werden die erforderlichen Daten gespeichert. Durch das Anlegen des Nutzungskontos willigen Sie in die entsprechende Datenverarbeitung ein (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst a DSGVO). Ihre Daten werden nach Löschung des Benutzerkontos gelöscht. Sie müssen zusätzlich durch Aktivierung einer Checkbox in die Verarbeitung der Daten bei den einzelnen Vorgängen einwilligen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst a DSGVO). Es werden all diejenigen personenbezogene Daten verarbeitet, die im Portal abgefragt werden und angegeben werden müssen (mit * gekennzeichnet), das sind insbesondere Identifikationsdaten, Adressdaten, Kontaktdaten und ggf. weitere erforderliche Daten. Daten, die nicht zwingend erforderlich sind, müssen Sie nicht angeben. Wenn Sie konkrete Informationen zu einzelnen Verarbeitungstätigkeiten (z.B. Speicherdauer, Weitergabe der Daten) benötigen, dann können Sie sich jederzeit persönlich an die zuständigen Mitarbeiter/Innen der Gemeindeverwaltung wenden.

Mit der Bereitstellung der Online-Anwendungen hat die Verwaltung die Fa. komuna GmbH (www.komuna.de), 84032 Altdorf, als vertrauenswürdigen Dritten beauftragt. Beim Aufruf der Online-Anwendungen wird entsprechend auf die Systeme der komuna GmbH (wzko.komuna.net) verlinkt. Sie können sich anhand des Zertifikates davon überzeugen, dass Sie auf dem richtigen Server verlinkt wurden. Diese Online-Anwendung ist über das HTTPS-Protokoll verschlüsselt, die Schlüsselstärke beträgt je nach eingesetztem Browser 128-Bit bzw. 256-Bit.

Die erhobenen Daten werden zur Zuordnung der Zählernummer und dem Objekt (Str., Hausnummer) von der Kommune an die Applikation Wasserzähler-Online verschlüsselt zur komuna GmbH übertragen. Die Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse ist optional und wird nur für die entsprechende Benachrichtigungsmail benötigt. Ihre Daten (Zählernummer, Zählerstand, Ablesedatum) bleiben solange gespeichert, bis sie durch das Hochladen neuer Daten überschrieben werden. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Verwendung des Onlinebuchungstools des IRS – Region 18 e.V.

Unsere Onlinepräsenz verwendet zur Ermöglichung der Onlinebuchungen von Unterkunftsleistungen und sonstigen Reiseleistungen, sowie zur Abwicklungen von Anfragen und Prospektbestellungen das Onlinebuchungstool (nachfolgend „OBT“) des IRS – Region 18 e.V., Felden 10, 83233 Bernau am Chiemsee, nachfolgend „IRS18“ abgekürzt. Im Rahmen des OBT verarbeitet der IRS18 die Daten als Verantwortlicher. Die Hinweise und Bestimmungen zum Datenschutz finden Sie in der Datenschutzerklärung des IRS18 zum OBT, welche Sie jederzeit aus dem OBT heraus aufrufen können oder unter www.irs18.de/images/datenschutz/datenschutzerklaerung-irs18.pdf einsehen können.”

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Verantwortlicher für die Erhebung von personenbezogenen Daten nach dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist die

Gemeinde Petting

Hauptstr. 34, 83367 Petting

Telefon: 08664/8099

Mail: info@gemeinde-pettng.de

Die Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten lauten

Daniel Dußmann

Landratsamt Traunstein, Crailsheimstr. 1, 83278 Traunstein

Telefon: 0861/58-7092

Mail: datenschutzbeauftragter@traunstein.bayern

Angaben über Art, Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung, Empfänger und Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit beim/bei der für Ihren Vorgang zuständigen Sachbearbeiter/in einholen oder auf der Webseite unter: https://www.gemeinde-petting.de/index.php/datenschutz/50-verarbeitungsverzeichnis

Ihre Rechte

Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffener nachfolgende Rechte zu:

  • Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
  • Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  • Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München

Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München

Telefon:  089 212672-0

Telefax:  089 212672-50

E-Mail:   poststelle@datenschutz-bayern.de

Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Leitbild Datenschutz der Gemeinde Petting

Datenschutz ist Grundrechtsschutz!

Datenschutz bildet ein wichtiges Fundament der Tätigkeit unserer politischen Organe und unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist daher organisatorisch fest verankert. Wir sehen den Datenschutz in Zeiten zunehmender Globalisierung und Digitalisierung nicht als Einschränkung unserer Tätigkeit, sondern als bedeutendes Merkmal unserer freien Gesellschaft, in der der Schutz von personenbezogenen Daten und damit auch von Personen selbst ein hohes und unverzichtbares Gut ist.

Wir verpflichten uns daher bei der Erfüllung unserer Aufgaben die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen transparent und nachvollziehbar umzusetzen. Wir achten darauf, dass nur Daten erhoben werden, für die eine Rechtsgrundlage oder eine Einwilligung der Betroffenen uns dazu ermächtigt. Das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung unserer Bürgerinnen und Bürger, aber auch unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die verpflichtenden Prinzipien der Datensparsamkeit, Zweckbindung und Speicherbegrenzung beachtet.

Wegen der Sensibilität und des Schutzbedarfs der personenbezogenen Daten ist es oberstes Gebot, die Personen, deren Daten verarbeitet werden, sowie die Daten selbst zu schützen. Bei den eingesetzten IT-Technologien wird der allgemein anerkannte Stand der Technik genutzt. Eine sichere IT, die die Vertraulichkeit, die Verfügbarkeit und die Integrität der Verarbeitung sicherstellt, ist eine wichtige Voraussetzung zum Schutz personenbezogener Daten und zum Schutz unserer Tätigkeit.

Die Betroffenenrechte, insbesondere die Auskunftsrechte und Informationspflichten werden jederzeit und ohne Hindernisse gewährleistet.

Unser behördlicher Datenschutzbeauftragte steht allen betroffenen Personen in datenschutzrechtlichen Belangen als Ansprechpartner zur Verfügung. Er führt regelmäßig interne Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen durch und überprüft und dokumentiert die Wirksamkeit der Datenschutzmaßnahmen.

Dieses Leitbild wird konkretisiert und ausgefüllt durch verschiedene interne Maßnahmen, die zusammen das Datenschutzkonzept bilden.

Petting, 31.03.2021

Karl Lanzinger, 1. Bürgermeister

VERARBEITUNGSVERZEICHNIS NACH ART. 30 DSGVO

Hinweis: Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind für jede Verarbeitungstätigkeit in einem vorhandenen IT-Sicherheitskonzept geregelt

* Unter Identifikationsdaten verstehen sich im Regelfall Name, Vorname, ggf. Doktorgrad, falls erforderlich Geburtsdatum

** Die Angabe Gemeindeordnung (GO) bezieht sich im Regelfall auf die Aufgaben der Gemeinde im eigenen Wirkungskreis (Art. 7, 57 GO)

*** Die Aufbewahrungsfrist beginnt im Regelfall mit Ablauf des Kalenderjahres der letzten Bearbeitung

Zur besseren Lesbarkeit wird nachfolgend die männliche Schreibweise verwendet.

Nr. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit Zweck der Verarbeitung Rechtsgrundlage (**) Kategorien der personenbezogenen Daten(*) Kategorien der betroffenen Personen Empfänger der personenbezogenen Daten Übermittlung an ein Drittland Dauer der Speicherung (***) Zusätzl. interne Infor-mationen
ALLGEMEINES
Bürgerservice-Portal Erstellung eines Benutzerkontos Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung) Identifikationsdaten, Kommunikationsdaten, Logdateien Benutzer des Service-Portals eID-Serviceprovider, Melderegister, Auftragsverarbeiter Komuna bzw. HSH Softwareentwicklung GmbH, berechtigte Teilnehmer im Portalverbund, Authega GATE keine Benutzerkonto bis zur Löschung durch Benutzer bzw. Widerruf, Logdateien gem. Löschkonzept
Bürgerversammlungen (Wortmeldungen) Prüfung der Berechtigung einer Wortmeldung und Information über das Ergebnis Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten Kommunikationsdaten Bürger Mitarbeiter der Verwaltung, ggf. Gemeinderat keine 10 Jahre EAPL 0263
Durchführung von Veranstaltungen Führung von Adressdatenbanken Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten natürliche und juristische Personen Mitarbeiter der Verwaltung keine nach Wegfall der Grundlage
Ehrungen, Auszeichnungen, Ordensverleihungen Vorschläge, Organisation und Durchführung von Ehrungen GO, BezO, versch. Gesetze und Verordnungen und Bekanntmachungen und Richtlinien, Art. 27 BayDSG, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst a DSGVO (Einwilligung) Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, ggf. Partei- und Vereinszugehörigkeit, Funktionen in der Organisation zu ehrende Personen und weitere zur Ehrung/zum Empfang geladene Personen Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt TS, Regierung von Obb., ggf. Ministerien; ggf. Presse und Öffentlichkeit (bei Einwilligung) keine 30 Jahre nach Abschluss des Ehrungsvorganges EAPL 0230, ggf. Archivierung
E-Mail-Verkehr Erstellung, Beantwortung und Speicherung von E-Mails Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten natürliche und juristische Personen (Empfänger/Absender) Mitarbeiter der Verwaltung, Empfänger keine nach Wegfall der Grundlage, spätestens nach 5 Jahren ggf. Archivierung
Fotoaufnahmen bei Veranstaltungen (keine Portraits) Dokumentation, Information und Öffentlichkeitsarbeit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Fotos Veranstaltungsbesucher Mitarbeiter der Verwaltung, Bürger keine nach Wegfall der Grundlage ggf. Archivierung
Führen einer Liste von Geschenken und Spenden Dokumentation, auch hinsichtlich Korruptionsprävention SponsR, KorruR, VV-BeamtR Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten natürliche und juristische Personen Mitarbeiter der Verwaltung keine 10 Jahre ggf. Archivierung
Führen eines Presseverteilers Weitergabe von Informationen an die Medien Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten natürliche und juristische Personen (Journalisten, Medienunternehmen, Rundfunk) Mitarbeiter der Verwaltung keine nach Wegfall der Grundlage
Fundbüro Vollzug Fundrecht, Verwahrung der Fundgegenstände und Verlustanzeigen §§ 965ff BGB, FundV, ggf. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst a DSGVO (Einwilligung), wenn Datenweitergabe an Besitzer gewünscht Identifikationsdaten, Adressdaten Kommunikationsdaten Finder, Besitzer Mitarbeiter der Verwaltung,  ggf. Polizei,  betroffene Personen keine 5 Jahre; ggf. bis zum Widerruf der Einwilligung EAPL 1360
Gemeinderatssitzungen Behandlung von Bürgeranträgen und Wortmeldungen Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten Besucher, Antragsteller Mitarbeiter der Verwaltung, ggf. Gemeinderat keine 30 Jahre EAPL 0241
Gemeindezeitung (auch auf der Webseite) Darstellung von Berichten und Fotos aus dem Gemeindebereich Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung) Identifikationsdaten, Fotoaufnahmen Berichtsverfasser, auf Fotos abgebildete Personen 10 Jahre, im Internet max. 6 Monate ggf. Archivierung
Gratulation von Jubilaren Organisation und Durchführung von Gratulationen durch den Bürgermeister § 50 Abs. 2 BMG Identifikationsdaten, Adressdaten Jubilare Mitarbeiter der Verwaltung keine 1 Monat nach Ablauf des Ehrungsmonats
Infektionsschutzmaßnahmen (Corona) Feststellung der Nutzer und Besucher verschiedener Einrichtungen zur evtl. Rückverfolgung von Infektionsketten BayIfSMV Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Nutzer und Besucher verschiedener Einrichtungen der Gemeinde Mitarbeiter der Verwaltung, Gesundheitsamt, Führungsgruppe Katastrophenschutz keine vier Wochen nach Erhebung der Daten
Kurzfristige Vermietung von Gemeindeeigentum (z.B. Räumlichkeiten, Gegenstände) Bereitstellung von Gemeindeeigentum für Bürger, Vertragsabwicklung Art. 6 Abs. 1 S.1 Buchst b DSGVO, Mietverträge Identifikationsdaten, Kommunikationsdaten Mieter Mitarbeiter der Verwaltung keine 5 Jahre analog EAPL 9121
Organisation und Durchführung von Videokonferenzen Besprechungen mit internen und/oder externen Teilnehmern Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung) Identifikationsdaten, ggf. anonymisiert, e-mail-Adresse Veranstalter, Teilnehmer Mitarbeiter der Verwaltung, Anbieter des Videokonferenzsystems im Regelfall keine, ggf. an Anbieter USA Löschung von Daten erfolgt nach Ende der Videokonferenz, keine Aufzeichnung von Videokonferenzen
Reservierung von Gemeindeeigentum (z.B. Räumlichkeiten, Gegenstände) Unentgeltliche Bereitstellung von Gemeindeeigentum für Bürger, Führen Reservierungskalender Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Kommunikationsdaten Nutzer Mitarbeiter der Verwaltung keine 1 Jahr
Telefonlisten, Organigramm Übersicht über die Mitarbeiter/innen und ihre Kontaktdaten Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Kommunikationsdaten Beschäftigte Mitarbeiter der Verwaltung, Homepage, andere Behörden, Bürger keine bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters
HAUPTAMT
freiwillige Zuschüsse Bearbeitung von Zuschussanträgen Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO, Förderrichtlinie Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankverbindung Antragsteller (Privatpersonen, Vereine, Organisationen) Mitarbeiter der Verwaltung keine 10 Jahre
Gastschulverhältnisse Stellungnahmen und Genehmigungen von Gastschulanträgen, Abrechnung von Beiträgen Bay EUG, Art. 10 BaySchFG, § 4 GrSO und MSO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Schüler, Eltern, Vormund Mitarbeiter der Verwaltung, Schule, Sachaufwandsträger anderer Kommunen keine 5 Jahre EAPL 2051, 2052
Miet- und Pachtwesen Abschluss und Verwaltung von Miet- und Pachtverträgen Art. 6 Abs. 1 S.1 Buchst b DSGVO, Miet- und Pachtverträge Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten Miet- und Pachtbewerber, Mieter Mitarbeiter der Verwaltung, Mitglieder des Gemeinderates, Landratsamt, ggf. Bayerischer Bauernverband keine 5 Jahre nach Wegfall der Grundlage EAPL 9121 und 9123
Parkausweise für beeinträchtigte Personen Bearbeitung von Anträgen und Ausstellung von Parkausweisen bei Schwerbehinderung Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Daten zur Schwerbehinderung Antragsteller Mitarbeiter der Verwaltung keine 10 Jahre
Schülerbeförderung Anträge und Listen zur Fahrkartenbestellung, Schulbusbestellung, Zustiegslisten Art. 1 – 5 SchKrfG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Schüler, Eltern, Vormund Mitarbeiter der Verwaltung Mitarbeiter der Transportunternehmen keine 5 Jahre EAPL 204
Verkehrsrechtliche Maßnahmen verkehrsrechtliche Anordnungen und Sondernutzungserlaubnisse, Anordnungen aufgrund der gemeindlichen Satzung StVO, BayStrWG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Empfänger von begünstigenden (Genehmigung) oder belastenden Anordnungen (Untersagung, Verbot, Aufhebung einer Erlaubnis) Mitarbeiter der Verwaltung, Verkehrsbehörden, Polizei, Verkehrsgutachter, sonstige Betroffene Dritte keine 10 Jahre EAPL 1402
Verkehrsüberwachung Ahndung von Ordnungswidrigkeiten, ins. Falschparken StVO Kfz-Kennzeichen, ggf. Identifikationsdaten, Adressdaten Kfz-Halter Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt, Polizei, Abschleppunternehmer keine 10 Jahre EAPL 1411
Wahlen, Bürgerbegehren und- entscheide, Volksbegehren und -entscheide Durchführung der Wahlen und Bürger- und Volksentscheide GLKrWG, GLKrWO, LWG, BWG, EuWG, BV, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Bürger, Kandidaten, Wahlhelfer Mitarbeiter der Verwaltung, Wahlhelfer, Wahlbehörden, Datendienstleister, Polizei, Landratsamt Traunstein, Landes- und Bundeswahlleiter im Fall von Beschwerden, Öffentlichkeit (Amtliche Bekanntmachungen) keine 30 Jahre;  Ausnahme:     6 Monate für Wähler-verzeichnisse, schriftl. Wahlscheinanträge, Vollmachten für Wahlscheine, Wahlscheinverzeichnis, Verzeichnis ungültiger
Wahlscheine, Unterstützungslisten
für Wahlvorschläge sowie eingenommene
Eintragungsscheine (sofern keine Wahlprüfungsbeschwerden anhängig sind)
ggf. Archivierung
Wasser-und Kanalabrechnung, Abwasserabgabe Feststellung und Abrechnung des jährl. Verbrauchs Art. 23 GO, gemeindl. Satzung Identifikationsdaten, Adressdaten Verbraucher Mitarbeiter der Verwaltung keine 10 Jahre EAPL 6328, 6344, 8633
Zutrittsberechtigung zu gemeindlichen Gebäuden Verwaltung der Zutrittsberechtigungen Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Berechtigte Personen Mitarbeiter der Verwaltung keine 1 Jahr nach Rückgabe
PERSONALAMT
Arbeitssicherheit Arbeitsschutz und Unfallverhütung ASIG Identifikationsdaten, Gefährdungs-beurteilung Beschäftigte Mitarbeiter der Verwaltung, Fachkraft für Arbeitssicherheit, ggf. Betriebsarzt 10 Jahre EAPL 0405
Personalverwaltung Personalaktenführung, Gehalts- und Bezügeabrechnung, Dienstreisemanagemant, Reisekostenabrechnungen, Arbeitszeitverwaltung,  Beamtenversorgung, Beihilfe, Personalfürsorge, Personalentwicklung, betriebl. Gesundheitsmanagement, arbeits- und tarifrechtl. Angelegenheiten TVöD, BayBesG, KWBG, ArbZG, ArbZV, BayMuUrlG, Beihilferichtlinien, BayRKG, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten, Steuerdaten,  gesetzliche Vertreter,  Personenstandsdaten,  Sozialversicherungs-daten Beschäftigte Mitarbeiter der Verwaltung, Finanzamt, Gehaltsabrechnungsstelle, Träger der Sozialversicherung, Kindergeldstelle,  Zusatzversorgungskasse, Beihilfeabrechnungsstelle, Gewerbeaufsichtsamt es gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen, Personalakten 5 Jahre nach Ausscheiden; Lohnkonten 10 Jahre  bzw. max 6 Jahre nach letzter Zahlung; Reisekosten 5 Jahre EAPL 03
Stellenausschreibungen, Bewerbungsverfahren Neu- und Nachbesetzung von Arbeitsplätzen AGG, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Stellenbewerber Mitarbeiter der Verwaltung, Mitglieder des Gemeinderates keine max. 3 Jahre EAPL 0305
IT-BEREICH
Betrieb der Webseite Analyse der Nutzung des Websiteangebots zu statistischen Zwecken Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Anonymisierte IP-Adressen der Nutzer Nutzer des behördl. Websiteangebots Mitarbeiter der Verwaltung keine Nach Trennung der Verbindung mit Homepage automatisch gelöscht bzw. durch Anonymisierung
Protokollierung EDV-Systeme Schutz vor und Nachvollziehbarkeit von Angriffen; Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebs, Datenschutzkontrolle, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO, Art. 32 DSGVO IP-Adresse Beschäftigte Mitarbeiter der Verwaltung Keine Max. 12 Monate
Verwaltung von Benutzerkonten Verwaltung von Zugriffsrechten auf die EDV-Systeme Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Kommunikationsdaten Beschäftigte Mitarbeiter der Verwaltung keine 6 Monate nach Ausscheiden
MELDE- UND PASSWESEN
Beantragung und Ausstellung von Dokumenten Beantragung, Ausstellung, Verlängerung von Personalausweisen, vorläufigen und Ersatzpersonalausweisen, Reisepässen, vorl. Reisepässen und Kinderreisepässen und eID-Karten § 1 Abs. 1 PassG, § 1 Abs. 1 PAuswG, § 8 eIDKG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, ggf. gesetzliche Vertreter Personen mit deutscher Staatsangehörigkeit andere Meldebehörden, Auftragsverarbeiter, Bundesdruckerei, Botschaften im Ausland nach § 19 PassG mind. bis zur Ausstellung neuer Dokumente, max. bei Reisepässen 5 Jahre, bei Personalausweisen und eID-Karten 10 Jahre, bei Kinderpässen 5 Jahre, jeweils nach Ablauf der Gültigkeit, EAPL 151
Führungszeugnisse und Gewerbezentralregister Bearbeitung von Anträgen für die Nachweise zur persönlichen bzw. gewerblichen Zuverlässigkeit § 30 BZRG, § 150 GewO Identifikationsdaten, Adressdaten Antragsteller Bundesamt für Justiz keine nach Abgabe an das Bundesamt für Justiz
Fischereirecht Ausstellung und Verlängerung von Fischereischeinen BayFiG, AVBayFiG, VwVFiR Identifikationsdaten, Adressdaten natürliche Personen mit Fischerprüfung Mitarbeiter der Verwaltung keine 10 Jahre, Scheine auf Lebenszeit nach Tod bzw. spätestens 90 Jahre nach der Geburt EAPL 757
Gewerbeausübung An-, Um- und Abmeldung von Gewerbetreibenden, Auskünfte, Erteilung gewerberechtl. Erlaubnisse, Ausnahmen vom Ladenschlussgesetz GewO, LadSchlG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten jetzt und früher im Gemeindegebiet gewerblich tätige Personen Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, Polizei, Rententräger, Krankenkassen, Rechtsanwälte, statistisches Landesamt, andere Behörden u. öffentl. Stellen keine 10 Jahre nach Abmeldung EAPL 82
Führen des Melderegisters An-, Um- und Abmeldung, Meldeauskünfte, Datenübermittlung §§ 1 – 3 BMG Identifikationsdaten, Geschlecht, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Religionszugehörigkeit, ggf. gesetzl.. Vertreter und weitere in § 3 BMG genannte Daten jetzt und früher im Gemeindegebiet wohnhafte Personen Mitarbeiter der Verwaltung, die mit Wahlen Beauftragten Stellen, Bundeszentralamt für Steuern, andere Meldebehörden, andere Behörden u. öff. Stellen, öff.-rechtl. Religionsgemein-schaften, Suchdienste, Auskunftsuchende Parteien, Wählergruppen u.a. Träger von Wahlvorschlägen, Adressbuchverlage, Auftragsverarbeiter innerhalb EU, EWR, wenn für öffentl. Aufgaben erforderlich aktuelles Verzeichnis sofort nach Wegzug oder Tod, Daten für Lohnsteuerkarten (Religion, steuerrechtl Daten) 1 Jahr zum Jahresende, gesonderte Aufbewahrung 50 Jahre nach Wegzug oder Tod EAPL 150
Nutzung von Meldedaten (intern) Weitergabe der Meldedaten nach § 3 MeldeG an verwaltungsinterne Stellen zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben § 37 BMG im Regelfall nur Identifikations- und Adressdaten Gemeindebürger Mitarbeiter der Verwaltung keine nach Wegfall des Erhebungszwecks (im Regelfall max. 1 Jahr)
STANDESAMT
Beurkundung einer Eheschließung Anmeldung einer Eheschließung, Eheschließung, Befreiung von der Beibringung eines Ehefähigkeitszeugnisses, Nachbeurkundung einer im Ausland geschlossenen Ehe, Fortführung des Eheregisters, Ausstellung von Eheurkunden, Anerkennung einer ausländischen Entscheidung in Ehesachen, Umwandlung Lebenspartnerschaft in Ehe, Fortführung Lebenspartnerschaftsregister, Erklärung Namensführung in der Ehe und nach Auflösung, Berichtigung PStG und PStV Identifikationsdaten, Adressdaten,  Religionszugehörigkeit,  Personenstandsdaten,  weitere unter § 58 Abs. 5 PStV genannte Daten,  Einkommen bei Antrag an das Oberlandesgericht Alle im Gemeindegebiet derzeit oder früher gemeldeten und verheirateten Personen, Personen die in der Gemeinde geheiratet haben oder heiraten möchten zuständiges Meldeamt,  andere Standesämter,  andere Behörden u. öffentl. Stellen,  Landesamt für Statistik,  Auftragsverarbeiter,  Auskunftssuchende lt. § 62 PStG,  Gemeindekasse, Buchhaltung,  Mitarbeiter der Verwaltung,  Oberlandesgericht ausländische Behörden nach § 62 Abs. 4 PStV 80 Jahre EAPL 114, danach Archivierung
Beurkundung einer Geburt Anzeige einer Geburt, Nachbeurkundung einer Auslandsgeburt, Fortführung des Geburtsregisters, Ausstellung von Geburtsurkunden PStG und PStV Identifikationsdaten, Adressdaten, Religionszugehörigkeit, Personenstandsdaten, Geburtszeit des Kindes,  weitere unter § 57 Abs. 6 PStV genannte Daten alle im Gemeindegebiet geborenen Kinder und alle im Gemeindegebiet früher oder derzeit wohnhaften in Deutschland und im Ausland geborenen Kinder zuständiges Meldeamt, zuständiges Jugendamt,  andere Standesämter,  andere Behörden u. öffentl. Stellen,  Landesamt für Statistik,  Auftragsverarbeiter AKDB,  Auskunftssuchende lt. § 62 PStG, Mitarbeiter der Verwaltung Konsulate, Botschaften, ausländische Behörden nach § 62 Abs. 4 PStV 110 Jahre EAPL 113, danach Archivierung
Beurkundung eines Sterbefalls Beurkundung Sterbefall, Beurkundung eines Auslandssterbefalls, Fortführung des Sterberegisters, Ausstellung von Sterbeurkunden PStG und PStV Identifikationsdaten, Adressdaten die Angehörigen der im Gemeindegebiet verstorbenen Personen und die Hinterbliebenen der früher in Orten gemeldeten und im Ausland verstorbenen Personen Nachlassgericht (Amtsgericht), Finanzamt,  Testamentskartei,  Landesamt für Statistik,  Auftragsverarbeiter AKDB,  Auskunftssuchende nach § 62 PStG,  Gemeindekasse, Buchhaltung,  Mitarbeiter der Verwaltung nur Daten des Verstorbenen 30 Jahre danach Archivierung
Beurkundung einer Vater- und/oder Mutterschaft Vaterschafts- und Mutterschaftsanerkennung PStG Identifikationsdaten, Adressdaten, Personenstandsdaten alle Eltern im Gemeindegebiet andere Standesämter, Auftragsverarbeiter keine Geburtsregister 110 Jahre danach Archivierung
Kirchenaustritt Erklärung über das Austreten aus eine öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaft Art. 3 Abs. 4 KirchStG i.V.m. AVKirchenStG Identifikationsdaten Adressdaten Religionszugehörigkeit Personenstandsdaten alle in der Gemeinde gemeldeten Personen Mitarbeiter der Verwaltung, Pfarramt,  Kirchensteueramt, Buchhaltung,   Auftragsverarbeiter keine dauerhaft
Namensänderungen Änderungen des Vor- oder Nachnamens PStG Identifikationsdaten, Adressdaten, Familienstand, Staatsangehörigkeit betroffene Personen Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, Auftragsverarbeiter keine dauerhaft
Friedhofsverwaltung Bescheiderstellung für Bestattungskosten, Kontakt mit Grabnutzungsberechtigten, Abrechnung gewerblicher Arbeiten Art. 15 BestG § 15 BestV Nr. 6 BestBek Identifikationsdaten, Adressdaten, Kontaktdaten natürliche und juristische Personen Mitarbeiter der Verwaltung, Auftragsverarbeiter keine 10 Jahre
ORDNUNGSAMT
Brand- und Katastrophenschutz Organisation Brand- und Katastrophenschutz BayFwG, BayKSG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Führungskräfte der Hilfsorganisationen, Beschäftigte Führungskräfte der Hilfsorganisationen keine 10 Jahre EAPL 093
Dauerparkscheine Verkauf und Verwaltung von Dauerparkscheinen für alle gemeindlichen Parkplätze Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b und e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Kfz-Kennzeichen Bürger, Gäste Mitarbeiter der Verwaltung keine 5 Jahre (nach Ablauf der Gültigkeit)
Erlaubnis nach § 12 GastG Bearbeitung des Antrags auf vorübergehenden Alkoholausschank bei einmaligen Veranstaltungen GastG, FTG, ImSchG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten natürliche und juristische Personen, Vereinsvertreter Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, ggf. Polizei, Finanzamt, Feuerwehr, BRK 5 Jahre EAPL 8233
Feuerwehr Datei der Feuerwehrangehörigen und Einsätze, Abrechnung der Einsätze BayFWG, Feuerwehrsatzung Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Feuerwehrangehörige,  Verursacher von Einsätzen,  Brand- und Unfallopfer Mitarbeiter der Verwaltung,  Polizei, Rettungsdienste, andere Behörden oder öff. Stellen keine 10 Jahre EAPL 0914
Friedhofsverwaltung Bescheiderstellung für Bestattungskosten, Kontakt mit Grabnutzungsberechtigten, Abrechnung gewerblicher Arbeiten, Grabmalgenehmigungen Art. 15 BestG, § 15 BestV, Nr. 6 BestBek, Friedhofssatzung Identifikationsdaten, Adressdaten, Kontaktdaten natürliche und juristische Personen Mitarbeiter der Verwaltung, Auftragsverarbeiter, Bestatter, Nachlassgericht keine 5 Jahre nach Ablauf des Nutzungsrechts EAPL 5543
Konzessionsabgaben Rückzahlung von Großvieheinheiten an Tierbesitzer/Landwirte Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten natürliche und juristische Personen Mitarbeiter der Verwaltung keine 10 Jahre
Lotteriegenehmigung Durchführung des Genehmigungsverfahrens LotterieV Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten natürliche und juristische Personen, Vereinsvertreter Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, Finanzamt, Polizei keine 5 Jahre EAPL 1331
Marktfestsetzungen Genehmigung von Ausstellungen, Messen, Jahrmärkten, Spezial-, Trödel-, Flohmärkten GewO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten natürliche und juristische Personen, Vereinsvertreter Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, Finanzamt, ggf. Polizei, Feuerwehr, BRK keine 5 Jahre EAPL 842
Notunterkunft Betrieb der  Notunterkunft, Abschluss von Nutzungsvereinbarungen Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b (Nutzungs-vereinbarungen) und e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO, Empfehlung für das Obdachlosen-wesen STMI Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten Wohnungslose Personen Mitarbeiter der Verwaltung keine 10 Jahre
Sicherheitsrechtliche Maßnahmen sicherheitsrechtliche Anordnungen LStVG, FTG, ImSchG, LadSchlG, SprengG Identifikationsdaten, Anschrift, weitere Kontaktdaten, Halterdaten, Führungszeugnisse, Versicherungsscheine Empfänger von begünstigenden (Genehmigung) oder belastenden Anordnungen (Untersagung, Verbot, Aufhebung einer Erlaubnis) Mitarbeiter der Verwaltung, Sicherheitsbehörden, Polizei, Gesundheitsamt, Veterinäramt, Verwaltungsgerichte, Feuerwehr, BRK keine 10 Jahre EAPL 131
Spielgeräte- und Automatengenehmigung Durchführung der Geeignetheits- und Standortüberprüfung § 33c GewO, JuSchG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten natürliche und juristische Personen Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, Finanzamt, ggf. Polizei keine 5 Jahre nach Wegfall der Grundlage EAPL 1332
FINANZEN
Erschließungsbeiträge und Herstellungsbeiträge Abrechnung von Straßenbaumaßnahmen und Wasser/Kanal BauGB, KAG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Flurnummern Anlieger der erschlossenen Straße und der Anwesen Mitarbeiter der Verwaltung,  Behörden und öffentl. Stellen keine 30 Jahre EAPL 6341
Führung der Personen- und Kassenkonten Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Beitreibung, Vollstreckung, Zahlungsabwicklung § 57 KommHV-Doppik Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankdaten, Steuerdaten Zahlungspflichtige, Zahlungsempfänger Mitarbeiter der Verwaltung, Banken und Sparkassen keine Jahresabschlüsse dauerhaft, Bücher 10 Jahre, Belege 6 Jahre EAPL 950
Gewerbesteuer Erstellung von Gewerbesteuer-bescheiden § 5 GewStG, § 88a und 93 AO,  Messbescheide vom Finanzamt Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankdaten, Steuerdaten Gewerbesteuerpflichtige Zustellvertreter, Mitarbeiter der Verwaltung,  Bevollmächtigte,  sonst. Behörden u. öff. Stellen keine 10 Jahre nach Wegfall der Grundlage EAPL 924
Grundsteuer Erstellung von Grundsteuer-bescheiden § 10 GrdStG, § 88a und 93 AO,  Messbescheide vom Finanzamt Identifikationsdaten,  Adressdaten, Bankdaten Steuerdaten Grundsteuerpflichtige Mitarbeiter der Verwaltung,  Bevollmächtigte, sonst. Behörden u. öff. Stellen keine 10 Jahre nach Wegfall der Grundlage EAPL 924
Grundstücksverkehr Abschluss von Kauf-, Erbbaurechtsverträgen, Grunddienstbarkeiten, beschränkt pers. Dienstbarkeiten BGB Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten Grundstücksbewerber Grundstückserwerber Grundverkäufer Vertragspartner Mitarbeiter der Verwaltung, Mitglieder des Gemeinderates, Notare, Vermessungsamt, Grundbuchamt keine 10 Jahre nach Vertragsabschluss EAPL 6112
Hundesteuer Erstellung von Hundesteuer-bescheiden KAG, § 88a und 93 AO,  Hundesteuersatzung Identifikationsdaten,  Adressdaten, Bankdaten, Steuerdaten Hundebesitzer Mitarbeiter der Verwaltung,  Bevollmächtigte, sonst. Behörden u. öff. Stellen, ggf. Polizei keine 10 Jahre nach Wegfall der Grundlage EAPL 924
Kurbeitrag /Fremdenverkehrsbeitrag Durchführung des Verfahrens zur Erhebung eines Kurbeitrags/Fremdenverkehrs-beitrag GO, KAG, Kurbeitragssatzung Identifikationsdaten inkl. Geburtsdatum, ggf. Schwer-behinderung über 80% (bei gestaffelten Sätzen), Adressdaten, Bankdaten Übernachtungsgäste im Gemeindebereich Mitarbeiter der Verwaltung,  Bevollmächtigte, sonst. Behörden u. öff. Stellen keine 10 Jahre nach Wegfall der Grundlage EAPL 924
Leibrentenverträge Abwicklung und Bezahlung von Leibrenten aus Grundstückskäufen und Ratenkaufverträgen Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst b DSGVO, Kaufverträge Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankdaten Verkäufer der Grundstücke Mitarbeiter der Verwaltung keine 10 Jahre nach Vertragserfüllung
Listen und Ordner von Zahlungspflichtigen und Zahlungsempfängern zur Übersicht und zum Buchen, Erstattungen, SEPA-Mandate Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO, KommHV Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten Zahlungsempfänger, Zahlungspflichtige,  Spendengeber,  Zuwendungsempfänger Mitarbeiter der Verwaltung keine 10 Jahre
Pfändungserstellung im Rahmen der Vollstreckung Pfändung von öffentlich-rechtlichen Forderungen Art. 26 Abs. 5, 7 VwZVG §§829 ff ZPO Identifikationsdaten, Adressdaten, Fälligkeiten, Forderungsbeträge Zahlungspflichte Mitarbeiter der Verwaltung Drittschuldner keine 10 Jahre EAPL 9512
Stundungsantragsbearbeitung Stundung von Ansprüchen aus dem Schuldverhältnis § 222 AO Identifikationsdaten, Adressdaten, Schuldnerdaten Zahlungspflichtige Mitarbeiter der Verwaltung keine 10 Jahre
Übungsleiterzuschüsse Gewährung von Zuschüssen für Sportvereine Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Nachweis der Qualifikation Übungsleiter Mitarbeiter der Verwaltung keine 5 Jahre EAPL 5231
Verwahrung von Bürgschaften Verwahrung von Bürgschaften § 17 Abs. 4 VOB Identifikationsdaten, Adressdaten Zahlungspflichtige Mitarbeiter der Verwaltung keine werden nach Ablauf der Bürgschaftsbindung an den Zahlungspflichtigen zurück gegeben
Zweitwohnungssteuer Erstellung von Zweitwohnungssteuerbescheiden GO, KAG, Zweitwohnungssteuer-satzung Identifikationsdaten,  Adressdaten, Bankdaten, Steuerdaten Inhaber einer Zweitwohnung abweichende Bescheidempfänger, Mitarbeiter der Verwaltung,  Bevollmächtigte, sonst. Behörden u. öff. Stellen keine 10 Jahre nach Wegfall der Grundlage EAPL 924
BAUAMT
Bauantrag, genehmigungsfreie Bauten, Bauvoranfragen Bearbeitung und Entscheidung bzgl. der Anliegen bzw. Anträge BauGB und BayBO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Antragsteller, Nachbarn, Betroffene Mitarbeiter der Verwaltung, Kommunale Gremien, Landratsamt Traunstein keine dauerhaft EAPL 602
Bauberatung Behandlung von formlosen Bauanfragen BauGB und BayBO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Anfragende Personen Mitarbeiter der Verwaltung, ggf. Landratsamt Traunstein keine 5 Jahre EAPL 6020
Baubewerberliste “Einheimischenmodell” Durchführung des Einheimischenmodells Art. 6 Abs. 1 S.1 Buchst a DSGVO (Einwilligung) Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Bewerber aus dem Gemeindegebiet Mitarbeiter der Verwaltung, Gemeinderat keine bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis zum Abschluss des Verfahrens
Bauleitplanung Behandlung von Einwendungen von Privatpersonen BauGB Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Antragsteller Mitarbeiter der Verwaltung, Kommunale Gremien, Behörden,  Träger der öffentlichen Belange keine 30 Jahre EAPL 610, ggf. Archivierung
Hausnummernvergabe Vergabe/Änderung/Platzierung von Hausnummern GO, BauGB, BayStrWG, Hausnummernsatzung Identifikationsdaten, Adressdaten Bauherr Mitarbeiter der Verwaltung, Finanzamt Traunstein, Vermessungsamt Traunstein, sonstige beteiligte Stellen keine 30 Jahre EAPL 6313
Kleinkläranlagen Bearbeitung von Anträgen, Förderungen, Ausstellung von Bescheinigungen BayWG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Antragsteller Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, Staatl. Bauamt keine 30 Jahre EAPL 6324, ggf. Archivierung
Mitwirkung Abmarkung von Grundstücken Erstellen der Rechnungen der Feldgeschworenen über Vermessungsgebühren Gesetz über die Abmarkung von Grundstücken Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Antragsteller, Nachbarn, Betroffene Mitarbeiter der Verwaltung keine 30 Jahre EAPL 651
Stellungnahmen in bau- und denkmalschutzrechtlichen, umwelt- und wasserrechtlichen Angelegenheiten Gemeindliches Einvernehmen BauGB, BayBO, BayWG, BayWHG, BayNatSchG, BImSchG Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Bauherr, Antragsteller, Nachbarn Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, Landesamt für Denkmalschutz, Landesamt für Umwelt, Wasserwirtschaftsamt keine 30 Jahre
Vorkaufsrechte Erteilung eines Negativzeugnisses BauGB Identifikationsdaten, Adressdaten Antragsteller Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein keine 5 Jahre
BAUHOF
Abrechnung Leistungen für Dritte Rechnungsstellung für Bauhofleistungen an nicht gemeindliche Stellen Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO (schriftl. od. mündl. Vertrag) Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten natürliche und juristische Personen, die den Bauhof in Anspruch nehmen Mitarbeiter der Verwaltung keine 5 Jahre EAPL 6065
Bürgeranfragen Behandlung von Hinweisen und Rückfragen von Privatpersonen (z.B. Straßenschäden, Heckenschnitt) Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Bürger Mitarbeiter der Verwaltung und des Bauhofes keine nach Wegfall der Grundlage
SOZIALBÜRO
Jugendarbeit Durchführung von Maßnahmen und Veranstaltungen Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst a und e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO (ggf. Einwilligung der Eltern, Vormund) Identifikationsdaten Teilnehmer, Nutzer der Angebote, Eltern, Vormund Mitarbeiter der Verwaltung, ggf. durchführende Vereine, Organisationen, Personen keine max. 1 Jahr bzw. bis zum Widerruf der Einwilligung
Koordination der Helferkreise Vernetzung der Helferkreise, Koordinierung, Informationsweitergabe, Hilfestellung, Schulung Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. a und e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO (teilw. Einwilligung erforderlich) Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten ehrenamtliche Helfer Mitarbeiter der Verwaltung, andere Behörden, andere Helfer, betreute Personen keine 10 Jahre bzw. bis zum Wegfall der Grundlage oder Widerruf der Einwilligung
Rentenantragstellung (online) Erstellen des Online-Rentenantrags SGB VI, Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Rentenantragsteller Mitarbeiter der Verwaltung keine nach Übernahme der DRV
Soziale Beratung allgemein Beratung von verschiedenen Personengruppen (z.B. Schwerbehinderte, Senioren, Bedürftige) Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, ggf. Krankenkasse,  Schwerbehinderung, Pflegegrad Gemeindebürger Behinderten- und Seniorenbeauftragter, Mitarbeiter der Verwaltung, ehrenamtliche Helfer keine 10 Jahre
Sozialfonds Gewährung von Zuschüssen und Darlehen für in Not geratene Bürger Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, ggf. Einkommens-nachweise bedürftige Bürger der Gemeinde, Betreuer Mitarbeiter der Verwaltung, Bürgermeister, Gemeinderat keine 10 Jahre nach Gewährung des Zuschusses bzw. Rückzahlung Darlehen
TOURISTENINFORMATION
Beherbergungsmeldung Durchführung des Verfahrens von Beherbergungen  §§ 29, 30 BMG, Art. 4 BayAGBMG Identifikationsdaten und Adressdaten nur einer (die Reisenden vertretenden) Person, Staatsangehörigkeit aller Personen, Passnummer bei ausländ. Personen,  An- und Abreisedatum Übernachtungsgäste im Gemeindebereich zust. Verwaltungsmitarbeiter keine 1 Jahr (bzw. bis zur Bestandskraft von Kurbeitrag /Fremden-verkehrsbeitrag)
Bürgerapp Weitergabe von Information über das Gemeindeleben Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung) E-Mail-Adresse, Benutzername, Kennwort, ggf. Identifikationsdaten Nutzer der App Mitarbeiter der Verwaltung, Auftragsverarbeiter keine bis zur Löschung des Kontos (bzw. Widerruf der Einwilligung)
Gastgeberdatenbank Führen einer Unterkunftsdatenbank Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Gastgeber, Vermieter Mitarbeiter der Verwaltung Unterkunftssuchende bei Interesse bis Speicherzweck erlischt
Gästeehrungen Planung und Durchführung der Ehrung verdienter Gäste Art. 4 BayDSG, GO bzw. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst a (Einwilligung bzgl. Veröffentlichung) Identifikationsdaten, ggf. Gastgeber Gäste Mitarbeiter der Verwaltung, Öffentlichkeit keine 10 Jahre ggf. Archivierung
Touristische Information Durchführung der projektbezogenen Arbeiten im Bereich Fremdenverkehr Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, Art. 7, 57 GO Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten Touristikunternehmen, Leistungserbringer im Bereich Fremdenverkehr zust. Verwaltungsmitarbeiter, Urlauber, Hotelgäste, Tourismusbehörden, Tourismusverbände, Öffentlichkeit bei Interesse 10 Jahre
KINDERTAGESSTÄTTEN
Kindergarten/Kinderkrippe Abschließen von Betreuungsverträgen und Durchführung von Anmeldungen (ggf. auch online), Verwaltung der organisatorischen Abläufe und Abrechnungen BayKiBiG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO (Betreuungsvertrag) Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, ggf. Bankdaten Kinder, Eltern, Vormund, Träger der Kindertageseinrich-tungen, Mitarbeiter der Träger und Einrichtungen Mitarbeiter der Verwaltung, Träger der Kindertagesstätten und Mitarbeiter der Einrichtungen keine Unfallbuch, Anmeldungen, Verträge, Abrechnungen 5 Jahre nach Austritt, Anwesenheitslisten, Notfallkontakte umgehend nach Austritt
Mittagsbetreuung Anmeldung und Abrechnung der Mittagsverpflegung und Mittagsbetreuung BayKiBiG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO (Vertrag) Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, ggf. Bankdaten Kinder, Eltern, Vormund, Träger der Kindertageseinrich-tungen, Mitarbeiter der Träger und Einrichtungen Mitarbeiter der Verwaltung, Träger der Kindertagesstätten und Mitarbeiter der Einrichtungen keine 5 Jahre
GEMEINDEBÜCHEREI
Bücherverleih Buchausleihe und Beitrags- und Gebührenabrechnung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO, Satzung Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten Buchausleiher, ggf. gesetzl. Vertreter, weitere Nutzer der Gemeindebücherei, andere Bibliotheken im Rahmen der Fernleihe Mitarbeiter der Bücherei, Auftragsverarbeiter keine 10 Jahre EAPL 301